Administrative Assistant (Experienced)

Administrative Assistant (Experienced)

Build a career that matters with one of the world’s most respected employers! 

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REALIZZAZIONI CHIAVE ATTESE Assistenza al team: • Gestisce le richieste dei membri del team entro le scadenze e secondo le priorità, reindirizzandole se necessario (per esempio supporto per viaggi di lavoro e spese, risoluzione di problemi di varia natura, accesso in loco o settori a ingresso controllato da badge...) • Gestisce l'amministrazione delle risorse umane: registrazioni e compiti specifici entro le scadenze (oltre ad assenze per ferie, visite mediche, moduli di sostituzione, formazioni obbligatorie, accoglienza dei neo-assunti, cessazioni del rapporto di lavoro, ecc.) • Gestisce gli accessi informatici all'arrivo e al congedo dei membri del team (materiale e accessi vari alla rete). • Organizza riunioni ricorrenti dell'ente (pianificazione e logistica) e altre riunioni su richiesta dei membri del team (facoltativo): rispetta le scadenze organizzative e gli orari e prenota le sale riunioni di conseguenza, invia l'invito ai partecipanti, comunica l'ordine del giorno e il luogo della riunione. • Stila i verbali delle riunioni. (Facoltativo). • Organizza i viaggi aziendali del direttore (logistica) nell'apposito sistema. (Facoltativo). • Applica le regole di archiviazione e classificazione (riservatezza conservazione) ed istruisce il team. • Gestisce l'archiviazione di documenti legali. Gestione degli acquisti dell'ente: • Gestisce gli acquisti (ordini e ordini di acquisto) per conto dell'ente utilizzando i sistemi, nel rispetto delle esigenze e richieste specifiche. • Gestisce gli ordini di acquisto e inoltra le fatture senza ordine al servizio esterno. • Applica le regole di acquisto e istruisce il team. • Conferma le fatture senza ordine. (Facoltativo). • Monitora il budget degli acquisti esterni (approvvigionamenti, fornitori...). (Facoltativo). Funzione di mediatore delle informazioni: • Fornisce il collegamento delle informazioni per il corretto funzionamento dell'ente: distribuisce informazioni entro le scadenze attraverso il responsabile e/o mediante email utilizzando gli elenchi di distribuzione adeguati e/o garantisce l'aggiornamento della bacheca elettronica quando necessario. • Distribuisce note informative dell'ente o del Gruppo. • Redige le note informative dell'ente. (Facoltativo). • Aggiorna i vari elenchi (elenchi di distribuzione, organigrammi...). Funzione di accoglienza e assistenza: • Accoglie ciascun visitatore o interlocutore telefonico (interno o esterno all'ente), lo reindirizza o risponde alle sue richieste a seconda delle esigenze.

Why Michelin? 

• Career Growth: Personalized development plans, mentorship, and cross-functional opportunities. Unique career paths and opportunities for advancement.  

• Inclusive Culture: Thrive in a diverse, supportive environment where your competencies, contributions and behaviors are recognized. Option to join one of our Business Resource Groups and Inclusion Councils. 

• Innovation-Driven: Work on projects that matter—from sustainable materials to digital transformation. 

• Community Impact: Be part of a company that does what's right. We use sustainable business practices while balancing the needs of our customers and communities. 

Michelin is an equal employment opportunity employer of visible minorities, women, Indigenous persons and people with disabilities. If you need accommodation for any part of the employment application process because of a disability, please contact us at accommodations@michelin.com. 

We build the future with people like you. Begin your career with Michelin today!